KAKO ORGANIZOVATI POSLOVNI DOGAĐAJ U NEFORMALNOM PROSTORU?
28 Februar 2018 | Event Management
Napravite nešto drugačije, budite inovativni i začinite događaj nečim novim!
Ovo su zahtevi na koje mora da odgovori korporativni događaj.
Poslovni skupovi, svih vrsta, odavno su se iselili iz konferencijskih prostora, medija centara, sajamskih objekata. Autentičnost je ono što se traži, te su se događaji tog tipa preselili u neformalne prostore, među kojima su i kafići i restorani.
O organizaciji korporativnih događaja više informacija smo potražili u beogradskoj agenciji Chapter 4 koja je jedan segment poslovanja posvetila upravo ovoj industriji.
Prvo nas je zanimalo, koji su to razlozi doveli korporativne klijente u neformalne prostore.
- Razlog tome, pre svega, možemo tražiti u činjenici da se retko grade novi konferencijski prostori, a postojeći su prilično pohabani i već su dovoljno korišćeni. Sa druge strane profesionalna podrška i efikasnost koju nude restorani i manji prostori je na neuporedivo većem nivou. Treća stvar su budžeti: retki su događaji koji se prave za tako veliki broj ljudi da je neophodan sajamski prostor.
Iskusni organizatori događaja mogu skoro svaki prostor da prilagode konceptu i ispune željene ciljeve, ali uvek se gleda da budžet bude iskorišćen što efikasnije i u tom smislu su važne osnovne predispozicije prostora za događaj.
- Klijenti najčešće angažuju agencije za organizaciju različitih korporativnih događaja pre svega jer nisu sigurni šta je sve potrebno da bi jedan događaj bio uspešan, a agencije su tu da osmisle koncept i daju iskustvene savete oko svakog događaja zavisno kome je namenjen. Ukoliko klijenti zahtevaju određeni prostor, onda su to oni koji imaju dugogodišnju saradnju sa agencijama i koji imaju istoriju u organizaciji događaja. U tom slučaju sami mogu da procene šta je potrebno za određeni tip skupa. U svakom slučaju, agencija je ta koja osmišljava koncept, pa onda u zavisnosti od koncepta se bira i prostor u kome će se događaj održati. Ređe se koncept prilagođava određenom prostoru.
Kada se osmisli koncept i definišu potrebe događaja, predstoji odabir adekvatnog prostora. Prvo se definiše veličina, odnosno kapacitet prostora.
- Važno da to bude prostor u centru grada, da ima kvalitetnu uslugu i da se poštuje dogovoreno. Garaža ili parking su takođe važni elementi, kao i da prostor omogućava korišćenje audio i video opreme, da je otvorenog tipa u smislu da se svi vide u svakom trenutku, npr. da nema stubove koji zaklanjaju pogled ka bini ili narušavaju celinu ambijenta – kažu u agenciji.
Pitali smo i na koji način restoran može sebe da promoviše, takoreći preporuči kao mesto za takvu vrstu događaja.
- Postoji nekoliko načina koji su izuzetno važni za klijente, o kojima bi vlasnici restorana trebalo da vode računa. Prvi je da se ne naplaćuje najam prostora prilikom korišćenja ugostiteljskih i ketering usluga (hrana, piće). Promotivne / povoljnije cene za stalne klijente su drugi način. Usluga naravno uvek mora da bude na visokom nivou da bi se klijent vraćao i bio lojalan. Najčešće se biraju restorani na osnovu preporuka, ličnih iskustava i naravno na osnovu ispunjenosti kriterijuma neophodnih za određenu vrstu i koncept događaja.
Za dobro organizovan korporativni događaj neophodna je i adekvatna tehnička opremljenost. Posedovanje te tehnike je svakako plus za svaki restoran koji želi poslovne klijente. Bilo da ste organizator događaja, klijent ili domaćin u interesu je da se izbegnu sve moguće greške i unapred isplanira potrebna tehnička oprema i usluge.
Ne smete dozvoliti da usred predavanja prestane da radi mikrofon, ili da nastane mikrofonija. Potrudite se da ne dođe do pucanja internet veze, baš u trenucima kada očekujete online uključenje.
Šta se sve može organizovati u kafiću ili restoranu?
Tehnička opremljenost
